Organizar un viaje de golf en grupo

Los grupos traen a menudo su propia dinámica a la recepción del golf. En el mejor de los casos hay un responsable claro que habla por todos. El registro queda entonces resuelto en pocos minutos. En el peor de los casos, cada uno reserva por su lado y al final el grupo paga dos veces. Viví ambas cosas a menudo. A partir de esa experiencia, me gustaría daros unas reglas del juego para el camino.

Qué tipo de grupo sois

En la recepción conocí tres tipos de grupos. Cada uno planifica de otra manera. Por eso la reserva también es un poco distinta para cada grupo.

• Amigos y familiasOrganizáis el viaje vosotros mismos y os ponéis de acuerdo entre vosotros sobre las horas de salida. Para vosotros, la pregunta por el portavoz del grupo es la más importante.
• Grupo con un profesional de golfVuestro profesor planifica el viaje de entrenamiento, a menudo con un turoperador. Habla por vosotros y reserva también los tiempos de entrenamiento.
• Grupo de torneoViajáis a una semana de torneos o jugáis vuestro propio torneo. Entonces es el organizador o la recepción quien prepara la hoja de salidas.

Una persona habla por todos

Un grupo funciona mejor si hay un responsable fijo que habla por todos y lleva los hilos de la organización. Esa persona reserva, cambia y cancela. Todos los demás no lo hacen. En nuestra recepción, esto iba especialmente bien cuando un profesional de golf llevaba a su grupo. El profesional conoce los deseos de sus alumnos al detalle y resuelve el registro de todo el grupo en un momento.

Pero no todos los grupos tienen un coordinador fijo. Cuando un grupo llega a la recepción sin portavoz, el ambiente puede animarse un poco más. Cada uno trae sus propias ideas y la persona de la recepción se convierte en moderadora. Eso os cuesta por la mañana un tiempo que seguro preferiríais pasar en el campo de prácticas.

En vuestro grupo, una sola persona reserva, cambia y cancela. Todos los demás le envían sus deseos a esa persona.

Cuántas horas de salida necesita vuestro grupo

En los campos de las regiones de vacaciones, cuatro jugadores forman normalmente un grupo. Vuestro grupo no sale, por tanto, junto. Se reparte en varias horas de salida seguidas.

Cuatro horas de salida seguidas entre las 9:00 y las 11:00 son ya un tercio de todas las horas de esa franja. Por eso es útil pedir las horas de salida lo antes posible, idealmente junto con el viaje. Por qué escasean tanto estas horas lo explico en la guía sobre la hora de salida preferida.

Un tamaño de grupo divisible por cuatro es además práctico. Cada grupo queda completo y el campo no os añade jugadores desconocidos.

Qué acuerdos conviene tomar antes de reservar

Los acuerdos claros dentro del grupo son muy importantes. He visto demasiadas veces cómo miembros de un grupo cambiaban horas de salida por su cuenta, sin informar a los demás. Las horas de salida se perdían después para siempre y el resto del grupo no sabía nada. Es aún más molesto cuando eso genera gastos. Pasa, por ejemplo, con rondas en campos fuera del resort.

Un contrato firme también puede nacer por correo electrónico si el campo confirma la reserva. Se aplican entonces las condiciones de cancelación, si se acordaron. Un correo rápido desde la habitación del hotel no es, por tanto, un detalle.

Cómo evitáis las reservas dobles

Un ejemplo de la recepción es un grupo de dos parejas. Los dos hombres reservan cada uno por su lado un grupo para cuatro personas. El campo tiene ahora dos grupos reservados. En lugar de los cuatro green fees previstos, de repente se cobran ocho. Con un paquete de varias rondas, un pequeño malentendido puede costar así mucho dinero.

Lo mismo puede pasar cuando un turoperador y los clientes escriben a la vez a la recepción sin saberlo. De repente, el «grupo de señores de Brunswick» existe una vez con su nombre de grupo y otra vez con el nombre de su responsable. Que haya que pagar entonces las dos reservas depende de si se confirmaron las dos y de qué condiciones se aplican. Los problemas los tenéis de todos modos. Por eso es útil fijar de antemano quién reserva. Lo mejor es decírselo también al turoperador.

Jugadores, dinero y bajas

Es aconsejable reservar siempre exactamente para el número de jugadores que de verdad juegan. Si reserváis un grupo para cuatro y llegáis tres, el campo puede cobraros la cuarta plaza. Si alguien se cae poco antes del viaje, es aconsejable avisar a la recepción enseguida. Las condiciones de cancelación del campo y del hotel indican entonces los importes en juego.

En los paquetes de green fees, cada jugador compra su propio paquete. Un paquete vale para una persona. No podéis, por tanto, repartir las rondas del paquete entre varios jugadores ni revenderlas. Una vez elegido un paquete, en general ya no podéis cambiarlo por uno más pequeño.

El consejo de Mirco

Antes de la llegada, puede ser útil enviar a la recepción una lista con todos los nombres, los hándicaps y el reparto en los grupos. Con esa lista, el registro de todo el grupo queda resuelto en pocos minutos.

Organizarlo vosotros o reservar con un turoperador

Podéis reservar vosotros el vuelo, el hotel y los green fees. También podéis dejar el viaje en manos de un profesional. Las dos vías se distinguen sobre todo en quién se ocupa de todo si algo falla allí.

Si viajáis con un profesional de golf, él planifica a menudo el viaje de entrenamiento con un turoperador especializado en golf. Un viaje típico dura una semana y combina de tres a cinco rondas de golf con sesiones de entrenamiento en el campo de prácticas. Los grupos de profesionales son conocidos por planificar con mucha antelación. Por eso es útil preguntar pronto en la temporada a vuestro profesor adónde irá el próximo viaje.

Qué significa la plaza gratuita

Si viajáis con un profesional de golf, quizá leáis en la oferta del turoperador una fórmula como 7+1. El número antes del más indica los clientes que pagan el precio completo. El número después representa al profesional de golf, que recibe a cambio una plaza gratuita. Con 7+1, el profesional se aloja gratis en el hotel. Si su green fee y su vuelo también son gratis depende del proveedor.

Para vosotros, como alumnos, esta fórmula explica por qué un viaje necesita un número mínimo de participantes. Por eso es útil que te apuntes en firme en cuanto quieras participar. Si al final no puedes, es correcto cancelar lo antes posible.

Entrenamiento y torneo para vuestro grupo

Si queréis entrenar juntos, podéis reservar una zona del campo de prácticas para vuestro grupo. Es útil pedir esa reserva tan pronto como vuestras horas de salida. Tiene coste e incluye, según el campo, bolas de entrenamiento ilimitadas durante el tiempo reservado.

Si jugáis vuestro propio torneo, podéis pedir a la recepción que calcule la clasificación. Algunos resorts de golf calculan torneos y rondas privadas con su programa. Preparan entonces la clasificación en puntos Stableford. Puede ser útil preguntar hasta cuándo tenéis que entregar vuestras tarjetas para que el resultado esté listo a tiempo para vuestra entrega de premios.

Cuándo pasáis por la recepción

Antes de las 11:00, en la recepción de un golf hay mucho movimiento. Los clientes se registran, suena el teléfono y la hoja de salidas no para. Si queréis reorganizar algo o hablar con calma, el mediodía o la tarde son el mejor momento para pasar. El equipo puede dedicar entonces más tiempo a vuestro grupo.

Estos cinco errores los vi una y otra vez en los grupos.

• Dos personas del grupo reservan por separado el mismo grupo.
• Alguien cambia una hora de salida sin preguntar a los demás.
• El turoperador y el grupo escriben a la vez a la recepción.
• El grupo llega con menos jugadores de los reservados y no lo avisa.
• Dieciséis golfistas llegan juntos a las nueve y media a la recepción con sus preguntas.

Lista para el portavoz del grupo

• Todo el grupo sabe que solo tú reservas y cambias.
• El número de jugadores está fijado y comunicado al campo.
• Para cada día están fijados el campo, las horas de salida y los grupos.
• Tienes por escrito la confirmación y las condiciones de cancelación para grupos.
• Los buggies, los palos de alquiler y el campo de prácticas también están reservados.
• El turoperador sabe quién habla con la recepción en nombre del grupo.
• El grupo ha acordado quién paga y quién asume los gastos en caso de baja.

Modelo para vuestra solicitud de grupo

Podéis enviar este correo en inglés al campo. Los datos entre corchetes los cambiáis por los vuestros.