Organiser un voyage de golf en groupe

Les groupes apportent souvent leur propre dynamique au secrétariat de golf. Dans le meilleur des cas, il y a un responsable clair qui parle pour tous. L’enregistrement est alors réglé en quelques minutes. Dans le pire des cas, chacun réserve de son côté et le groupe paie deux fois à la fin. J’ai souvent vécu les deux. De cette expérience, j’aimerais vous donner quelques règles du jeu pour la route.

Quel groupe êtes-vous

Au secrétariat, j’ai connu trois sortes de groupes. Chacun planifie autrement. C’est pourquoi la réservation est aussi un peu différente pour chaque groupe.

• Amis et famillesVous organisez votre voyage vous-mêmes et vous vous mettez d’accord entre vous sur les heures de départ. Pour vous, la question du porte-parole du groupe est la plus importante.
• Groupe avec un pro de golfVotre enseignant planifie le stage, souvent avec un voyagiste. Il parle pour vous et réserve aussi les temps d’entraînement.
• Groupe de tournoiVous partez pour une semaine de tournoi ou vous jouez votre propre tournoi. C’est alors l’organisateur ou le secrétariat qui établit la feuille de départ.

Une personne parle pour tous

Un groupe fonctionne le mieux s’il y a un responsable attitré qui parle pour tous et tient les fils de l’organisation. Cette personne réserve, modifie et annule. Tous les autres s’en abstiennent. Chez nous au secrétariat, cela se passait particulièrement bien quand un pro de golf menait son groupe. Le pro connaît les souhaits de ses élèves sur le bout des doigts et règle l’enregistrement de tout le groupe en un rien de temps.

Mais tous les groupes n’ont pas de coordinateur attitré. Quand un groupe arrive au secrétariat sans porte-parole, l’ambiance peut devenir un peu plus animée. Chacun apporte ses propres idées et la personne du secrétariat devient modératrice. Cela vous coûte le matin un temps que vous passeriez sûrement plus volontiers au practice.

Chez vous, une seule personne réserve, modifie et annule. Tous les autres envoient leurs souhaits à cette personne.

De combien d’heures de départ votre groupe a besoin

Sur les parcours des régions de vacances, quatre joueurs forment habituellement une partie. Votre groupe ne part donc pas ensemble. Il se répartit sur plusieurs heures de départ qui se suivent directement.

Quatre heures de départ à la suite entre 9 h et 11 h représentent déjà un tiers de tous les créneaux de cette fenêtre. Il est donc utile de demander les heures de départ le plus tôt possible, idéalement en même temps que le voyage. Pourquoi ces créneaux sont si rares, je l’explique dans le guide sur l’heure de départ préférée.

Une taille de groupe divisible par quatre est en outre pratique. Chaque partie est alors complète et le parcours n’ajoute pas de joueurs inconnus chez vous.

Quels accords prendre avant la réservation

Des accords clairs au sein du groupe sont très importants. J’ai trop souvent vu des membres d’un groupe modifier des heures de départ de leur propre chef, sans informer les autres. Les heures de départ étaient ensuite perdues pour de bon et le reste du groupe n’en savait rien. C’est encore plus fâcheux quand cela entraîne des frais. Cela arrive par exemple pour des parties sur des parcours en dehors du resort.

Un contrat ferme peut aussi naître par e-mail, si le golf confirme la réservation. Les conditions d’annulation s’appliquent alors, si elles ont été convenues. Un e-mail rapide envoyé depuis la chambre d’hôtel n’est donc pas un détail.

Comment éviter les doubles réservations

Un exemple du secrétariat est un groupe de deux couples. Les deux hommes réservent chacun de leur côté une partie pour quatre personnes. Le golf a maintenant réservé deux parties. Au lieu des quatre green fees prévus, huit sont soudain facturés. Avec un forfait sur plusieurs parties, une petite erreur de communication peut ainsi vite coûter une grosse somme.

La même chose peut arriver quand un voyagiste et les clients écrivent en parallèle au secrétariat sans le savoir. Soudain, le « groupe messieurs de Brunswick » existe une fois sous son nom de groupe et une seconde fois sous le nom de son responsable. Si les deux réservations doivent alors être payées dépend de savoir si les deux ont été confirmées et quelles conditions s’appliquent. Les ennuis, vous les avez de toute façon. Il est donc utile de fixer à l’avance qui réserve. Le mieux est de le dire aussi au voyagiste.

Joueurs, argent et désistements

Il est conseillé de toujours réserver pour exactement le nombre de joueurs qui jouent vraiment. Si vous réservez une partie pour quatre et venez à trois, le parcours peut vous facturer la quatrième place. Si quelqu’un se désiste peu avant le voyage, il est conseillé de le signaler tout de suite au secrétariat. Les conditions d’annulation du parcours et de l’hôtel indiquent alors les montants en jeu.

Pour les forfaits de green fees, chaque joueur achète son propre forfait. Un forfait vaut en effet pour une personne. Vous ne pouvez donc pas répartir les parties du forfait entre plusieurs joueurs ni les revendre. Une fois que vous avez choisi un forfait, vous ne pouvez en général plus l’échanger contre un plus petit.

Le conseil de Mirco

Avant l’arrivée, il peut être utile d’envoyer au secrétariat une liste avec tous les noms, les handicaps et la répartition dans les parties. Avec cette liste, l’enregistrement de tout le groupe est réglé en quelques minutes.

Organiser vous-mêmes ou réserver par un voyagiste

Vous pouvez réserver vous-mêmes le vol, l’hôtel et les green fees. Vous pouvez aussi confier le voyage à un professionnel. Les deux voies se distinguent surtout par la question de savoir qui s’occupe de tout si quelque chose ne va pas sur place.

Si vous voyagez avec un pro de golf, il planifie souvent le stage avec un voyagiste spécialisé dans le golf. Un stage typique dure une semaine et associe trois à cinq parties de golf à des séances d’entraînement au practice. Les groupes de pro sont connus pour planifier longtemps à l’avance. Il est donc utile de demander tôt dans la saison à votre enseignant où ira le prochain voyage.

Ce que signifie la place gratuite

Si vous voyagez avec un pro de golf, vous lisez peut-être dans l’offre du voyagiste une formule comme 7+1. Le nombre avant le plus indique les clients qui paient plein tarif. Le nombre après représente le pro de golf, qui obtient pour cela une place gratuite. Avec 7+1, le pro loge donc gratuitement à l’hôtel. Si son green fee et son vol sont aussi gratuits dépend du prestataire.

Pour vous, en tant qu’élèves, cette formule explique pourquoi un voyage a besoin d’un nombre minimum de participants. Il est donc utile de t’inscrire de façon ferme dès que tu veux participer. Si cela ne marche finalement pas, il est correct d’annuler le plus tôt possible.

Entraînement et tournoi pour votre groupe

Si vous voulez vous entraîner ensemble, vous pouvez réserver une zone du practice pour votre groupe. Il est utile de demander cette réservation aussi tôt que vos heures de départ. Elle est payante et comprend, selon le parcours, des balles d’entraînement illimitées pendant le temps réservé.

Si vous jouez votre propre tournoi, vous pouvez demander au secrétariat d’en calculer le classement. Certains resorts de golf calculent les tournois et les parties privées avec leur logiciel. Ils établissent alors le classement en points Stableford. Il peut être utile de demander jusqu’à quand vous devez rendre vos cartes de score, pour que le résultat soit prêt à temps pour votre remise des prix.

Quand passer au secrétariat

Avant 11 h, l’activité bat son plein dans un secrétariat de golf. Les clients s’enregistrent, le téléphone sonne et la feuille de départ tourne. Si vous voulez réorganiser quelque chose ou en parler tranquillement, midi ou l’après-midi est le meilleur moment pour passer. L’équipe peut alors prendre plus de temps pour votre groupe.

Ces cinq erreurs, je les ai vues encore et encore chez les groupes.

• Deux personnes du groupe réservent séparément la même partie.
• Quelqu’un modifie une heure de départ sans demander aux autres.
• Le voyagiste et le groupe écrivent en parallèle au secrétariat.
• Le groupe arrive avec moins de joueurs que réservé et ne le signale pas.
• Seize golfeurs arrivent ensemble à neuf heures et demie au secrétariat avec leurs questions.

Liste pour le porte-parole du groupe

• Tout le groupe sait que toi seul réserves et modifies.
• Le nombre de joueurs est fixé et communiqué au parcours.
• Pour chaque jour, le parcours, les heures de départ et les parties sont fixés.
• Tu as par écrit la confirmation et les conditions d’annulation pour les groupes.
• Les voiturettes, les clubs de location et le practice sont réservés aussi.
• Le voyagiste sait qui parle au secrétariat pour le groupe.
• Le groupe a convenu de qui paie et de qui prend en charge les frais en cas de désistement.

Modèle pour votre demande de groupe

Vous pouvez envoyer cet e-mail en anglais au parcours. Les informations entre crochets, vous les remplacez par les vôtres.