Een golfreis met een groep organiseren

Groepen brengen vaak hun eigen dynamiek mee naar de golfreceptie. In het beste geval is er een duidelijke verantwoordelijke die voor iedereen spreekt. Het inchecken is dan in een paar minuten geregeld. In het slechtste geval boekt ieder voor zich en betaalt de groep aan het eind dubbel. Beide situaties heb ik vaak meegemaakt. Vanuit die ervaring geef ik jullie graag een paar spelregels mee.

Wat voor groep jullie zijn

Op de receptie heb ik drie soorten groepen leren kennen. Elke groep plant anders. Daarom verloopt ook het boeken voor elke groep een beetje anders.

• Vrienden en gezinnenJullie organiseren de reis zelf en spreken de starttijden onderling af. Voor jullie is de vraag naar de woordvoerder van de groep het belangrijkst.
• Groep met een golfprofessionalJullie leraar plant de trainingsreis, vaak met een reisorganisatie. Hij spreekt voor jullie en boekt ook de trainingstijden.
• ToernooigroepJullie reizen naar een toernooiweek of spelen een eigen toernooi. Dan stelt de organisator of de receptie de startlijst op.

Eén persoon spreekt voor iedereen

Een groep werkt het best als er een vaste verantwoordelijke is die voor iedereen spreekt en de organisatie in handen houdt. Die persoon boekt, wijzigt en annuleert. Alle anderen doen dat niet. Op onze receptie ging dat bijzonder goed als een golfprofessional zijn groep meebracht. De professional kent de wensen van zijn leerlingen tot in detail en regelt het inchecken voor de hele groep in een handomdraai.

Maar niet elke groep heeft een vaste coördinator. Als een groep zonder woordvoerder aan de receptie komt, kan het er wat levendiger aan toegaan. Ieder brengt eigen ideeën mee en de persoon op de receptie wordt gespreksleider. Dat kost jullie ’s ochtends tijd die jullie vast liever op de driving range zouden doorbrengen.

In jullie groep boekt, wijzigt en annuleert één persoon. Alle anderen sturen hun wensen naar die persoon.

Hoeveel starttijden jullie groep nodig heeft

Op golfbanen in vakantieregio’s vormen vier spelers normaal gesproken een flight. Jullie groep start dus niet samen. Ze verdeelt zich over meerdere starttijden achter elkaar.

Vier starttijden achter elkaar tussen 9:00 en 11:00 uur zijn al een derde van alle tijden in dat tijdvak. Daarom is het zinvol om de starttijden zo vroeg mogelijk aan te vragen, het liefst samen met de reis. Waarom deze tijden zo schaars zijn, leg ik uit in de gids over de gewenste starttijd.

Een groepsgrootte die door vier deelbaar is, is bovendien praktisch. Elke flight is dan vol en de golfbaan deelt jullie geen onbekende spelers in.

Welke afspraken jullie voor het boeken het best maken

Duidelijke afspraken binnen de groep zijn heel belangrijk. Te vaak heb ik gezien dat groepsleden op eigen houtje starttijden wijzigden zonder de anderen in te lichten. De starttijden waren daarna voorgoed weg en de rest van de groep wist van niets. Nog vervelender wordt het als daar kosten uit voortkomen. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij rondes op golfbanen buiten het resort.

Ook per e-mail kan een bindend contract ontstaan als de golfbaan de boeking bevestigt. Dan gelden de annuleringsvoorwaarden, als die zijn afgesproken. Een snelle e-mail vanuit de hotelkamer is dus geen kleinigheid.

Hoe jullie dubbele boekingen voorkomen

Een voorbeeld van de receptie is een groep van twee echtparen. Beide mannen boeken los van elkaar een flight voor vier personen. De golfbaan heeft nu twee flights geboekt. In plaats van de bedoelde vier greenfees worden er ineens acht in rekening gebracht. Bij een pakket met meerdere rondes kan een klein misverstand zo veel geld kosten.

Hetzelfde kan gebeuren als een reisorganisatie en de gasten tegelijk de receptie aanschrijven zonder het van elkaar te weten. Ineens bestaat de “herengroep uit Braunschweig” een keer onder de naam van de groep en een keer onder de naam van de verantwoordelijke. Of beide boekingen betaald moeten worden, hangt ervan af of ze allebei zijn bevestigd en welke voorwaarden gelden. Het gedoe hebben jullie in elk geval. Daarom is het zinvol om vooraf vast te leggen wie boekt. Het is het beste om dat ook aan de reisorganisatie door te geven.

Spelers, geld en afzeggingen

Het is raadzaam om altijd te boeken voor precies het aantal spelers dat echt speelt. Als jullie een flight voor vier boeken en er komen er drie, kan de golfbaan jullie de vierde plaats in rekening brengen. Als iemand kort voor de reis afzegt, is het raadzaam om de receptie meteen in te lichten. De annuleringsvoorwaarden van de golfbaan en het hotel vermelden dan om welke bedragen het gaat.

Bij greenfeepakketten koopt elke speler zijn eigen pakket. Een pakket geldt voor één persoon. Jullie kunnen de rondes van het pakket dus niet over meerdere spelers verdelen en ook niet doorverkopen. Als jullie eenmaal een pakket hebben gekozen, kunnen jullie het in de regel niet meer voor een kleiner pakket ruilen.

Tip van Mirco

Voor aankomst kan het zinvol zijn om de receptie een lijst te sturen met alle namen, de handicaps en de indeling in flights. Met die lijst is het inchecken van de hele groep in een paar minuten geregeld.

Zelf organiseren of bij een reisorganisatie boeken

Jullie kunnen de vlucht, het hotel en de greenfees zelf boeken. Jullie kunnen de reis ook aan een professional overlaten. De twee wegen verschillen vooral in wie zich om alles bekommert als er ter plaatse iets misgaat.

Als jullie met een golfprofessional reizen, plant hij de trainingsreis vaak met een reisorganisatie die gespecialiseerd is in golf. Een typische reis duurt een week en combineert drie tot vijf golfrondes met trainingen op de driving range. Groepen van professionals staan erom bekend dat ze heel vroeg plannen. Daarom is het zinvol om jullie leraar vroeg in het seizoen te vragen waar de volgende reis naartoe gaat.

Wat de vrijplaats betekent

Als jullie met een golfprofessional reizen, lezen jullie in de aanbieding van de reisorganisatie misschien een formule als 7+1. Het getal voor het plusteken staat voor de gasten die de volle prijs betalen. Het getal erna staat voor de golfprofessional, die daarvoor een vrijplaats krijgt. Bij 7+1 verblijft de professional gratis in het hotel. Of ook zijn greenfee en zijn vlucht gratis zijn, hangt af van de aanbieder.

Voor jullie als leerlingen verklaart deze formule waarom een reis een minimumaantal deelnemers nodig heeft. Daarom is het zinvol om je definitief aan te melden zodra je mee wilt. Als je uiteindelijk toch niet kunt, is het netjes om zo vroeg mogelijk af te zeggen.

Training en toernooi voor jullie groep

Als jullie samen willen trainen, kunnen jullie een deel van de driving range voor jullie groep reserveren. Het is zinvol om die reservering net zo vroeg aan te vragen als jullie starttijden. Ze kost geld en omvat, afhankelijk van de golfbaan, onbeperkt oefenballen gedurende de gereserveerde tijd.

Als jullie een eigen toernooi spelen, kunnen jullie de receptie vragen om de uitslag uit te rekenen. Sommige golfresorts rekenen toernooien en privérondes met hun programma uit. Ze stellen dan de uitslag in stablefordpunten op. Het kan zinvol zijn om te vragen tot wanneer jullie de scorekaarten moeten inleveren, zodat de uitslag op tijd klaar is voor jullie prijsuitreiking.

Wanneer jullie langs de receptie gaan

Voor 11:00 uur is het op de receptie van een golfbaan erg druk. Gasten checken in, de telefoon gaat en de startlijst staat niet stil. Als jullie iets willen omgooien of rustig willen praten, zijn de middag en de namiddag het beste moment om langs te gaan. Het team kan dan meer tijd aan jullie groep besteden.

Deze vijf fouten heb ik bij groepen keer op keer gezien.

• Twee personen uit de groep boeken los van elkaar dezelfde flight.
• Iemand wijzigt een starttijd zonder de anderen te vragen.
• De reisorganisatie en de groep schrijven de receptie tegelijk aan.
• De groep komt met minder spelers dan geboekt en meldt dat niet.
• Zestien golfers komen om half tien samen met hun vragen naar de receptie.

Checklist voor de woordvoerder van de groep

• De hele groep weet dat alleen jij boekt en wijzigt.
• Het aantal spelers staat vast en is aan de golfbaan doorgegeven.
• Voor elke dag staan de golfbaan, de starttijden en de flights vast.
• Je hebt de bevestiging en de annuleringsvoorwaarden voor groepen schriftelijk.
• De buggy's, de huurclubs en de driving range zijn ook gereserveerd.
• De reisorganisatie weet wie namens de groep met de receptie praat.
• De groep heeft afgesproken wie betaalt en wie bij een afzegging de kosten draagt.

Voorbeeld voor jullie groepsaanvraag

Deze e-mail kunnen jullie in het Engels naar de golfbaan sturen. De gegevens tussen vierkante haken vervangen jullie door die van jullie.