Organizar uma viagem de golfe em grupo

Os grupos trazem muitas vezes a sua própria dinâmica à receção do golfe. No melhor dos casos há um responsável claro que fala por todos. O check-in fica então resolvido em poucos minutos. No pior dos casos, cada um reserva por si e no fim o grupo paga duas vezes. Vivi ambas as situações muitas vezes. A partir dessa experiência, gostava de vos dar algumas regras do jogo para o caminho.

Que tipo de grupo são

Na receção conheci três tipos de grupos. Cada um planeia de outra maneira. Por isso a reserva também é um pouco diferente para cada grupo.

• Amigos e famíliasOrganizam a viagem vocês próprios e combinam entre vocês as horas de saída. Para vocês, a questão do porta-voz do grupo é a mais importante.
• Grupo com um profissional de golfeO vosso professor planeia a viagem de treino, muitas vezes com um operador turístico. Fala por vocês e reserva também os tempos de treino.
• Grupo de torneioViajam para uma semana de torneios ou jogam o vosso próprio torneio. Nesse caso é o organizador ou a receção que prepara a folha de saídas.

Uma pessoa fala por todos

Um grupo funciona melhor se houver um responsável fixo que fala por todos e segura os fios da organização. Essa pessoa reserva, altera e cancela. Todos os outros não o fazem. Na nossa receção, isto corria especialmente bem quando um profissional de golfe trazia o seu grupo. O profissional conhece ao pormenor os desejos dos alunos e resolve o check-in de todo o grupo num instante.

Mas nem todos os grupos têm um coordenador fixo. Quando um grupo chega à receção sem porta-voz, o ambiente pode ficar um pouco mais animado. Cada um traz as suas próprias ideias e a pessoa da receção torna-se moderadora. Isso custa-vos de manhã um tempo que de certeza prefeririam passar no driving range.

No vosso grupo, uma só pessoa reserva, altera e cancela. Todos os outros enviam os seus desejos a essa pessoa.

De quantas horas de saída precisa o vosso grupo

Nos campos das regiões de férias, quatro jogadores formam normalmente um grupo. O vosso grupo não sai, portanto, junto. Reparte-se por várias horas de saída seguidas.

Quatro horas de saída seguidas entre as 9:00 e as 11:00 são já um terço de todas as horas dessa faixa. Por isso é útil pedir as horas de saída o mais cedo possível, idealmente juntamente com a viagem. Porque é que estas horas são tão escassas explico no guia sobre a hora de saída preferida.

Um tamanho de grupo divisível por quatro é além disso prático. Cada grupo fica completo e o campo não vos junta jogadores desconhecidos.

Que acordos convém fazer antes de reservar

Os acordos claros dentro do grupo são muito importantes. Vi demasiadas vezes membros de um grupo alterarem horas de saída por sua conta, sem informar os outros. As horas de saída perdiam-se depois para sempre e o resto do grupo não sabia de nada. É ainda mais aborrecido quando isso gera custos. Acontece, por exemplo, com voltas em campos fora do resort.

Um contrato vinculativo também pode nascer por e-mail se o campo confirmar a reserva. Aplicam-se então as condições de cancelamento, se tiverem sido acordadas. Um e-mail rápido do quarto do hotel não é, portanto, um pormenor.

Como evitam as reservas duplicadas

Um exemplo da receção é um grupo de dois casais. Os dois homens reservam cada um por si um grupo para quatro pessoas. O campo tem agora dois grupos reservados. Em vez dos quatro green fees previstos, de repente são cobrados oito. Com um pacote de várias voltas, um pequeno mal-entendido pode assim custar muito dinheiro.

O mesmo pode acontecer quando um operador turístico e os clientes escrevem ao mesmo tempo à receção sem o saberem. De repente, o «grupo de senhores de Braunschweig» existe uma vez com o nome do grupo e outra vez com o nome do responsável. Se é preciso pagar as duas reservas depende de terem sido ambas confirmadas e de que condições se aplicam. Os problemas têm-nos de qualquer forma. Por isso é útil fixar de antemão quem reserva. O melhor é dizê-lo também ao operador turístico.

Jogadores, dinheiro e desistências

É aconselhável reservar sempre exatamente para o número de jogadores que vão mesmo jogar. Se reservarem um grupo para quatro e chegarem três, o campo pode cobrar-vos o quarto lugar. Se alguém desistir pouco antes da viagem, é aconselhável avisar a receção de imediato. As condições de cancelamento do campo e do hotel indicam então os valores em jogo.

Nos pacotes de green fees, cada jogador compra o seu próprio pacote. Um pacote vale para uma pessoa. Não podem, portanto, repartir as voltas do pacote por vários jogadores nem revendê-las. Depois de escolherem um pacote, em geral já não o podem trocar por um mais pequeno.

O conselho do Mirco

Antes da chegada, pode ser útil enviar à receção uma lista com todos os nomes, os handicaps e a distribuição pelos grupos. Com essa lista, o check-in de todo o grupo fica resolvido em poucos minutos.

Organizar vocês próprios ou reservar com um operador turístico

Podem reservar vocês próprios o voo, o hotel e os green fees. Também podem deixar a viagem nas mãos de um profissional. Os dois caminhos distinguem-se sobretudo em quem trata de tudo se algo correr mal no local.

Se viajarem com um profissional de golfe, ele planeia muitas vezes a viagem de treino com um operador turístico especializado em golfe. Uma viagem típica dura uma semana e combina três a cinco voltas de golfe com sessões de treino no driving range. Os grupos de profissionais são conhecidos por planearem com muita antecedência. Por isso é útil perguntar cedo na época ao vosso professor para onde vai a próxima viagem.

O que significa o lugar gratuito

Se viajarem com um profissional de golfe, talvez leiam na oferta do operador turístico uma fórmula como 7+1. O número antes do mais indica os clientes que pagam o preço completo. O número depois representa o profissional de golfe, que recebe em troca um lugar gratuito. Com 7+1, o profissional fica alojado gratuitamente no hotel. Se o green fee e o voo dele também são gratuitos depende do fornecedor.

Para vocês, como alunos, esta fórmula explica porque é que uma viagem precisa de um número mínimo de participantes. Por isso é útil inscreveres-te em definitivo assim que quiseres participar. Se no fim não puderes, o correto é cancelar o mais cedo possível.

Treino e torneio para o vosso grupo

Se quiserem treinar juntos, podem reservar uma zona do driving range para o vosso grupo. É útil pedir essa reserva tão cedo como as vossas horas de saída. Tem custos e inclui, consoante o campo, bolas de treino ilimitadas durante o tempo reservado.

Se jogarem o vosso próprio torneio, podem pedir à receção que calcule a classificação. Alguns resorts de golfe calculam torneios e voltas privadas com o seu programa. Preparam então a classificação em pontos Stableford. Pode ser útil perguntar até quando têm de entregar os cartões para que o resultado fique pronto a tempo da vossa entrega de prémios.

Quando passam pela receção

Antes das 11:00, na receção de um golfe há muito movimento. Os clientes fazem o check-in, o telefone toca e a folha de saídas não para. Se quiserem reorganizar algo ou falar com calma, o meio-dia ou a tarde são o melhor momento para passar. A equipa pode então dedicar mais tempo ao vosso grupo.

Estes cinco erros vi-os uma e outra vez nos grupos.

• Duas pessoas do grupo reservam em separado o mesmo grupo.
• Alguém altera uma hora de saída sem perguntar aos outros.
• O operador turístico e o grupo escrevem ao mesmo tempo à receção.
• O grupo chega com menos jogadores do que os reservados e não avisa.
• Dezasseis golfistas chegam juntos às nove e meia à receção com as suas perguntas.

Lista para o porta-voz do grupo

• Todo o grupo sabe que só tu reservas e alteras.
• O número de jogadores está fixado e comunicado ao campo.
• Para cada dia estão fixados o campo, as horas de saída e os grupos.
• Tens por escrito a confirmação e as condições de cancelamento para grupos.
• Os buggies, os tacos de aluguer e o driving range também estão reservados.
• O operador turístico sabe quem fala com a receção em nome do grupo.
• O grupo combinou quem paga e quem suporta os custos em caso de desistência.

Modelo para o vosso pedido de grupo

Podem enviar este e-mail em inglês ao campo. Os dados entre parênteses retos substituem pelos vossos.