Organisera en golfresa med en grupp

Grupper tar ofta med sig sin egen dynamik till golfreceptionen. I bästa fall finns det en tydlig ansvarig som talar för alla. Incheckningen är då klar på några minuter. I värsta fall bokar var och en för sig och gruppen betalar till slut dubbelt. Båda situationerna har jag upplevt ofta. Utifrån den erfarenheten ger jag er gärna några spelregler på vägen.

Vilken sorts grupp ni är

I receptionen lärde jag känna tre sorters grupper. Varje grupp planerar annorlunda. Därför går också bokningen till lite olika för varje grupp.

• Vänner och familjerNi organiserar resan själva och kommer överens om starttiderna sinsemellan. För er är frågan om gruppens talesperson viktigast.
• Grupp med ett golfproffsEr tränare planerar träningsresan, ofta med en researrangör. Tränaren talar för er och bokar även träningstiderna.
• TävlingsgruppNi reser till en tävlingsvecka eller spelar en egen tävling. Då tar arrangören eller receptionen fram startlistan.

En person talar för alla

En grupp fungerar bäst om det finns en fast ansvarig som talar för alla och håller i trådarna. Den personen bokar, ändrar och avbokar. Alla andra gör det inte. I vår reception fungerade det särskilt bra när ett golfproffs kom med sin grupp. Proffset känner elevernas önskemål i detalj och klarar av incheckningen för hela gruppen på ett ögonblick.

Men inte varje grupp har en fast samordnare. När en grupp kommer till receptionen utan talesperson kan det bli lite livligare. Var och en har med sig egna idéer och personen i receptionen blir samtalsledare. Det kostar er på morgonen tid som ni säkert hellre hade tillbringat på drivingrangen.

I er grupp bokar, ändrar och avbokar en enda person. Alla andra skickar sina önskemål till den personen.

Hur många starttider er grupp behöver

På golfbanor i semesterregioner bildar fyra spelare normalt en boll. Er grupp startar alltså inte tillsammans. Den fördelar sig på flera starttider i rad.

Fyra starttider i rad mellan 9.00 och 11.00 är redan en tredjedel av alla tider i det tidsfönstret. Därför är det klokt att begära starttiderna så tidigt som möjligt, helst tillsammans med resan. Varför de tiderna är så knappa förklarar jag i guiden om den önskade starttiden.

En gruppstorlek som är delbar med fyra är dessutom praktisk. Varje boll blir full och golfbanan lottar inte in okända spelare hos er.

Vilka överenskommelser ni helst gör före bokningen

Tydliga överenskommelser inom gruppen är mycket viktiga. Alltför ofta har jag sett gruppmedlemmar ändra starttider på egen hand utan att informera de andra. Starttiderna var sedan borta för gott och resten av gruppen visste ingenting. Ännu mer förargligt blir det när det uppstår kostnader. Det händer till exempel vid rundor på golfbanor utanför resorten.

Även via mejl kan ett bindande avtal uppstå om golfbanan bekräftar bokningen. Då gäller avbokningsvillkoren, om sådana har avtalats. Ett snabbt mejl från hotellrummet är alltså ingen bagatell.

Hur ni undviker dubbelbokningar

Ett exempel från receptionen är en grupp med två par. Båda männen bokar oberoende av varandra en boll för fyra personer. Golfbanan har nu två bokade bollar. I stället för de tänkta fyra greenfeesen tas plötsligt åtta ut. Med ett paket med flera rundor kan ett litet missförstånd så kosta mycket pengar.

Samma sak kan hända när en researrangör och gästerna samtidigt skriver till receptionen utan att veta om varandra. Plötsligt finns ”herrgruppen från Braunschweig” en gång under gruppens namn och en gång under den ansvariges namn. Om båda bokningarna måste betalas beror på om båda har bekräftats och vilka villkor som gäller. Besväret har ni i alla fall. Därför är det klokt att i förväg bestämma vem som bokar. Det är bäst att också säga det till researrangören.

Spelare, pengar och avhopp

Det är klokt att alltid boka för exakt det antal spelare som verkligen spelar. Om ni bokar en boll för fyra och tre kommer kan golfbanan ta betalt för den fjärde platsen. Om någon hoppar av strax före resan är det klokt att genast informera receptionen. Golfbanans och hotellets avbokningsvillkor anger då vilka belopp det gäller.

Vid greenfeepaket köper varje spelare sitt eget paket. Ett paket gäller för en person. Ni kan alltså inte fördela paketets rundor på flera spelare och inte heller sälja dem vidare. När ni väl har valt ett paket kan ni i regel inte längre byta det mot ett mindre.

Mircos tips

Före ankomsten kan det vara klokt att skicka receptionen en lista med alla namn, handicap och indelningen i bollar. Med den listan är incheckningen för hela gruppen klar på några minuter.

Organisera själva eller boka hos en researrangör

Ni kan boka flyget, hotellet och greenfeesen själva. Ni kan också överlåta resan till en expert. De två vägarna skiljer sig framför allt i vem som tar hand om allt om något går fel på plats.

Om ni reser med ett golfproffs planerar proffset ofta träningsresan med en researrangör som är specialiserad på golf. En typisk resa varar en vecka och kombinerar tre till fem golfrundor med träningspass på drivingrangen. Proffsgrupper är kända för att planera mycket tidigt. Därför är det klokt att tidigt under säsongen fråga er tränare vart nästa resa går.

Vad friplatsen betyder

Om ni reser med ett golfproffs läser ni kanske i researrangörens erbjudande en formel som 7+1. Talet före plustecknet står för gästerna som betalar fullt pris. Talet efter står för golfproffset, som i gengäld får en friplats. Vid 7+1 bor proffset gratis på hotellet. Om även proffsets greenfee och flyg är gratis beror på leverantören.

För er som elever förklarar formeln varför en resa behöver ett minsta antal deltagare. Därför är det klokt att anmäla dig bindande så snart du vill följa med. Om det till slut ändå inte går för dig är det schyst att avboka så tidigt som möjligt.

Träning och tävling för er grupp

Om ni vill träna tillsammans kan ni boka en del av drivingrangen för er grupp. Det är klokt att begära den bokningen lika tidigt som era starttider. Den kostar pengar och omfattar, beroende på golfbana, obegränsat med träningsbollar under den bokade tiden.

Om ni spelar en egen tävling kan ni be receptionen att räkna ut resultatet. Vissa golfresorter räknar ut tävlingar och privata rundor med sitt program. De tar då fram resultatlistan i stablefordpoäng. Det kan vara klokt att fråga fram till när ni måste lämna in scorekorten, så att resultatet blir klart i tid till er prisutdelning.

När ni går förbi receptionen

Före klockan 11.00 är det mycket att göra i receptionen på en golfbana. Gäster checkar in, telefonen ringer och startlistan står inte stilla. Om ni vill göra om något eller prata i lugn och ro är mitt på dagen och eftermiddagen den bästa tiden att gå förbi. Teamet kan då ägna mer tid åt er grupp.

De här fem misstagen har jag sett gång på gång hos grupper.

• Två personer i gruppen bokar var för sig samma boll.
• Någon ändrar en starttid utan att fråga de andra.
• Researrangören och gruppen skriver samtidigt till receptionen.
• Gruppen kommer med färre spelare än bokat och säger inget.
• Sexton golfare kommer tillsammans halv tio till receptionen med sina frågor.

Checklista för gruppens talesperson

• Hela gruppen vet att bara du bokar och ändrar.
• Antalet spelare är bestämt och meddelat golfbanan.
• För varje dag är golfbana, starttider och bollar bestämda.
• Du har bekräftelsen och avbokningsvillkoren för grupper skriftligt.
• Golfbilarna, hyrklubborna och drivingrangen är också bokade.
• Researrangören vet vem som talar med receptionen för gruppens räkning.
• Gruppen har kommit överens om vem som betalar och vem som står för kostnaderna vid ett avhopp.

Mall för er gruppförfrågan

Det här mejlet kan ni skicka på engelska till golfbanan. Uppgifterna inom hakparentes byter ni ut mot era egna.