グループでゴルフ旅行を手配する

グループは、独特の空気をゴルフ場のフロントに持ち込むことがよくあります。いちばん良いのは、全員を代表して話す担当者がはっきり決まっている場合です。チェックインは数分で終わります。いちばん悪いのは、一人ひとりが別々に予約して、最後にグループが二重に支払う場合です。どちらの場面も、私は何度も経験しました。その経験から、いくつかの決まりごとをお伝えします。

どんなグループか

フロントでは、3種類のグループに出会いました。グループごとに計画のしかたが違います。そのため、予約の進め方もそれぞれ少しずつ違います。

• 友人や家族旅行を自分たちで手配し、スタート時間を仲間内で調整します。いちばん大切なのは、グループの代表者を決めることです。
• ゴルフのプロとのグループトレーナーがトレーニング旅行を計画し、旅行会社と組むこともよくあります。トレーナーがグループを代表し、練習の時間も予約します。
• 競技のグループ競技会の1週間に参加したり、自分たちで競技を行ったりします。その場合、主催者かフロントがスタート表を作ります。

一人が全員を代表する

グループがいちばんうまくいくのは、全員を代表して話し、全体をまとめる担当者が決まっているときです。その人が予約、変更、キャンセルをします。ほかの人はしません。私たちのフロントでとくにうまくいったのは、ゴルフのプロがグループを連れて来たときでした。プロは生徒の希望を細かく知っていて、グループ全員のチェックインをあっという間に済ませます。

けれども、すべてのグループにまとめ役がいるわけではありません。代表者のいないグループがフロントに来ると、少しにぎやかになります。一人ひとりが自分の考えを持ち込み、フロントのスタッフは司会者になります。そのぶん、本当ならドライビングレンジで過ごしたかった朝の時間がなくなります。

グループでは、予約、変更、キャンセルを一人が担当します。ほかの人は、希望をその人に伝えます。

グループに必要なスタート時間の数

リゾート地のゴルフ場では、ふつう4人で1組になります。グループは一緒にスタートするのではなく、続けていくつかのスタート時間に分かれます。

9時から11時のあいだに続けて4つのスタート時間を取ると、それだけでこの時間帯の枠の3分の1になります。そのため、スタート時間はできるだけ早く、旅行と一緒に申し込むのが賢明です。この時間帯がなぜ少ないのかは、希望のスタート時間のガイドで説明しています。

4で割り切れる人数のグループなら、さらに便利です。どの組も4人そろい、ゴルフ場が知らないプレーヤーを組に入れることもありません。

予約の前に決めておきたいこと

グループの中で取り決めをはっきりさせておくことは、とても大切です。メンバーがほかの人に知らせず、勝手にスタート時間を変更する場面を、私はあまりにも多く見てきました。そのスタート時間は戻らず、ほかのメンバーは何も知りませんでした。費用が発生すると、さらに厄介です。たとえば、リゾートの外のゴルフ場でラウンドする場合です。

メールでも、ゴルフ場が予約を確認すれば、拘束力のある契約が成立することがあります。キャンセル規定が取り決められていれば、それが適用されます。ホテルの部屋から送った軽いメールも、決して小さなことではないのです。

二重予約を防ぐ方法

フロントでの一例は、2組のカップルのグループです。男性2人がそれぞれ別々に、4人分の組を予約します。ゴルフ場には、予約された組が2つになります。予定していた4人分ではなく、8人分のグリーンフィーが突然請求されます。何ラウンドかのパッケージなら、ちょっとした行き違いが大きな出費になることがあります。

旅行会社とお客様が互いに知らずに同時にフロントへ連絡したときも、同じことが起こります。突然、「ブラウンシュヴァイクの男性グループ」が、グループ名とまとめ役の名前で二重に登録されてしまうのです。両方の予約を払う必要があるかどうかは、両方が確定したかどうかと、どの規定が適用されるかによります。いずれにせよ、手間はかかります。そのため、誰が予約するかを事前に決めておくのが賢明です。旅行会社にも伝えておくのがいちばんです。

人数、お金、キャンセル

実際にプレーする人数ちょうどで予約するのが、いつも賢明です。4人で組を予約して3人しか来なければ、ゴルフ場は4人目の枠も請求することがあります。誰かが旅行の直前に参加をやめたら、すぐにフロントに知らせるのが賢明です。その場合の金額は、ゴルフ場とホテルのキャンセル規定で決まります。

グリーンフィーのパッケージは、プレーヤーがそれぞれ自分の分を買います。パッケージは1人用です。パッケージのラウンドを複数のプレーヤーで分けることも、ほかの人に売ることもできません。一度パッケージを選ぶと、原則として小さいパッケージに変えることはできません。

Mircoのヒント

到着の前に、全員の名前、ハンディキャップ、組分けを書いたリストをフロントに送っておくと役立ちます。このリストがあれば、グループ全員のチェックインが数分で終わります。

自分たちで手配するか、旅行会社で予約するか

航空券、ホテル、グリーンフィーを自分たちで予約することもできます。旅行を専門家に任せることもできます。この2つの方法の大きな違いは、現地で何か問題が起きたとき、誰が対応するかです。

ゴルフのプロと旅行するなら、プロはゴルフ専門の旅行会社とトレーニング旅行を計画することがよくあります。一般的な旅行は1週間で、3〜5回のラウンドとドライビングレンジでの練習を組み合わせます。プロのグループは、とても早くから計画することで知られています。そのため、シーズンの早いうちに、次の旅行の行き先をトレーナーに聞いておくのが賢明です。

無料枠の意味

ゴルフのプロと旅行するなら、旅行会社のプランに「7+1」のような表記を見かけるかもしれません。プラス記号の前の数字は、正規料金を払うお客様の人数です。うしろの数字はゴルフのプロのことで、その代わりに無料枠を受け取ります。7+1なら、プロはホテルに無料で泊まります。プロのグリーンフィーや航空券も無料になるかどうかは、業者によります。

生徒にとっては、この表記を見ると、旅行に最少人数が必要な理由がわかります。そのため、参加したいと思ったら、すぐに正式に申し込むのが賢明です。それでも最終的に行けなくなったら、できるだけ早くキャンセルするのが公平です。

グループの練習と競技

一緒に練習したいなら、グループでドライビングレンジの一部を予約できます。スタート時間と同じくらい早めに申し込んでおくのが賢明です。料金がかかり、ゴルフ場によっては予約した時間内の練習ボールが使い放題になります。

自分たちで競技を行うなら、フロントに結果の集計を頼めます。ゴルフリゾートによっては、競技やプライベートのラウンドを専用のソフトで集計し、ステーブルフォードのポイントで成績表を作ってくれます。表彰式に間に合うよう、スコアカードをいつまでに出せばよいかを聞いておくと役立ちます。

フロントに立ち寄るとき

11時前のゴルフ場のフロントは、とても忙しくしています。お客様がチェックインし、電話が鳴り、スタート表は動き続けます。何かを変更したいときや、ゆっくり話したいときは、昼ごろから午後に立ち寄るのがいちばんです。そうすれば、スタッフはグループのために時間を取れます。

グループで、次の5つのミスを何度も見てきました。

• グループの2人が、同じ組をそれぞれ予約する。
• 誰かがほかの人に聞かずにスタート時間を変更する。
• 旅行会社とグループが同時にフロントへ連絡する。
• 予約より少ない人数で来て、何も伝えない。
• 16人のゴルファーが、9時半にそろって質問を持ってフロントに来る。

グループの代表者のためのチェックリスト

• 予約と変更は自分だけがすることを、グループ全員が知っている。
• プレーする人数が決まり、ゴルフ場に伝えてある。
• 日ごとに、ゴルフ場、スタート時間、組分けが決まっている。
• 確認書とグループ向けのキャンセル規定を書面で持っている。
• ゴルフカート、レンタルクラブ、ドライビングレンジも予約してある。
• グループを代表してフロントと話すのが誰かを、旅行会社が知っている。
• 誰が支払い、キャンセルのときに費用を誰が負担するかを、グループで取り決めてある。

グループでの申し込みのひな形

このメールは英語のままゴルフ場に送れます。角かっこの中は、ご自分たちの情報に置き換えます。